Tracciabilità e obbligo documentale delle spese: cosa cambia per le trasferte

Dal 1° gennaio 2025, le nuove regole sulla tracciabilità delle spese di trasferta introducono importanti novità per dipendenti e aziende. Per evitare la tassazione in busta paga dei rimborsi, è indispensabile rispettare specifici obblighi documentali e di metodo di pagamento. In questo articolo analizziamo il quadro normativo aggiornato e le implicazioni pratiche per la gestione delle trasferte.

Quadro normativo e indicazioni dell’Agenzia delle Entrate

Lo scenario legislativo sulle spese di trasferta si è consolidato dopo un anno dall’entrata in vigore delle modifiche e relativi correttivi. La circolare 15/E di fine 2025 dell’Agenzia delle Entrate ha fornito le istruzioni operative per uniformare i controlli sui rimborsi spese. La Ragioneria generale dello Stato ha previsto una partenza graduale senza impatti finanziari nel primo anno, con un aumento significativo di gettito atteso nel 2026, superiore a 433 milioni di euro tra imposte e contributi recuperati.

Le novità per i dipendenti

Dalla data del 1° gennaio 2025, la tracciabilità dei pagamenti diventa condizione essenziale per evitare che i rimborsi spese di trasferta concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente. In particolare:

Ambito di applicazione

• Le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuate con autoservizi pubblici non di linea sono esenti da tassazione se pagate tramite strumenti tracciabili (bonifico, carta, altri metodi consentiti).
• Rimane ferma la distinzione tra trasferte effettuate entro il territorio comunale della sede di lavoro e quelle fuori da tale ambito.

Sistemi di rimborso delle trasferte fuori dal comune

Per le trasferte fuori dal territorio comunale, sono previsti tre sistemi di rimborso alternativi:

• Rimborso analitico (“a piè di lista”): sono esclusi dal reddito i rimborsi documentati di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, oltre ad altre spese (lavanderia, telefoniche, mance) fino a 15,49 euro al giorno (25,82 euro all’estero), se analiticamente attestati.
• Rimborso forfettario: sono esclusi da tassazione indennità fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all’estero, più il rimborso documentato delle spese di viaggio e trasporto.
• Rimborso misto: esclude dal reddito il rimborso documentato o del vitto o dell’alloggio, a cui si può aggiungere un’indennità esente entro limiti ridotti se entrambi sono rimborsati analiticamente.

Doppio obbligo: tracciabilità e documentazione

Per evitare la tassazione, è necessario rispettare due requisiti fondamentali:

1. Tracciabilità: il pagamento deve essere eseguito tramite metodi tracciabili (bonifico, carta, ecc.).
2. Documentazione: è indispensabile produrre idonea documentazione delle spese, soprattutto nel sistema analitico.

Dettagli per i singoli casi

• Sistema analitico: doppio obbligo su tutte le spese di vitto, alloggio (comprese imposte di soggiorno), viaggio e trasporto tramite taxi e NCC; semplice attestazione in nota spese per altre spese minori.
• Trasporti con mezzi di linea: basta la documentazione (ad esempio biglietto), senza necessità di tracciabilità del pagamento.
• Sistema forfettario: doppio obbligo limitato alle spese di taxi e NCC; per altre spese di viaggio e trasporto è richiesta solo documentazione senza tracciabilità.

Implicazioni fiscali per le imprese

Non solo i dipendenti, ma anche le imprese devono rispettare gli obblighi per beneficiare della deducibilità dal reddito d’impresa delle spese di trasferta. Dal periodo d’imposta successivo al 31 dicembre 2024:

• Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi e NCC sono deducibili solo se effettuate con strumenti di pagamento tracciabili.
• Lo stesso vale per i rimborsi analitici correlati alle spese sopra indicate.

Conclusione

La normativa sulle trasferte è ora più stringente: per evitare tassazioni aggiuntive e garantire la deducibilità fiscale è fondamentale rispettare gli obblighi di tracciabilità dei pagamenti e di adeguata documentazione. L’aggiornamento delle procedure interne aziendali e la corretta compilazione delle note spese sono indispensabili per conformarsi alle nuove regole e ottimizzare la gestione delle trasferte del personale.

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